Первичный учет на предприятии: понятие и принципы организации. Порядок организации первичного бухгалтерского учета Для каких целей предназначен первичный учет

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа

на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

ВВЕДНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

Введение. 3

1. Состав бухгалтерского аппарата: функции и структура бухгалтерского

аппарата. 4

2. Организация первичного учета. 6

3. Учетные регистры.. 10

4. Инвентаризация. 12

5. Общая организация бухгалтерского учета и обработка учетной информации 13

6. Бухгалтерские счета. Синтетический и аналитический учет. 16

7. Отчетность о финансовых результатах. Бухгалтерский баланс и другая бухгалтерская отчетность. 18

Заключение. 27

Список использованных источников. 28

Приложение 1. 29

Приложение 2. 31

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет представляет собой системное восприятие и регистрацию отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На первичной стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Состав бухгалтерского аппарата: функции и структура бухгалтерского аппарата

В настоящее время штат бухгалтерии домофонной компании, ООО "ДоМ-СБ" состоит из 2 человек, включая главного бухгалтера и находящегося в его подчинении бухгалтера.

Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, который осуществляет: контроль и общее руководство за составлением форм годовой бухгалтерской отчетности и периодической отчетности;

Ведет производственные отчеты;

Расчеты с налоговой инспекцией по НДС;

Расчетную ведомость по соцстраху, пенсионному фонду, фонду занятости и фонду обязательного медицинского страхования.

Работа каждого специалиста на предприятии регламентируется должностными инструкциями. В них четко определяются общие положения каждой профессии, обязанности и права, а также ответственность.

Например, главному бухгалтеру предоставляется право подписи документов, служащих основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не принимаются к исполнению. Право подписи может быть предоставлено письменным распоряжением руководителя предприятия уполномоченным лицам. С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров и др.). Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации и при получении от него письменного распоряжения о принятых указанных документов к учету исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации. За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет генеральный директор через неукоснительное выполнение всеми подразделениями и службами, работниками предприятия, имеющих отношение к учету требований главного бухгалтера в части порядка оформления и предоставления учетных документов. Главный бухгалтер, руководствуясь Федеральным законом«О бухгалтерском учете», и положении по бухгалтерскому учету и отчетности, нормативными документами, утвержденными в установленном порядке несет ответственность за соблюдение содержащихся в них методологических принципов ведения бухгалтерского учета, обеспечивают контроль и отражение на всех счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, предоставление оперативной информациисоставлении в установленные сроки бухгалтерской отчетности.

Организация первичного учета

В домофонной компании ООО "ДоМ-СБ" ни одна операция не может быть зарегистрирована без подтверждения документом.

Первичные документы, используемые предприятием:

– для кассовых операций: приходные и расходные ордера, платежные ведомости;

– для банковских операций: платежные поручения, выписки банка, мемориальные банковские ордера;

– документы по учету НДС: счет-фактура входящая и исходящая, книга покупок и книга продаж;

– документы по расчетам с подотчетными лицами: приказы на выдачу денежных сумм в подотчет, расходные ордера, авансовые отчеты;

– документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты: табель, приказы на отклонения (отпуск, больничный лист, невыходы), расчетная и платежная ведомость, лицевые счета и др..

Бухгалтерский учет в ООО «ДОМ-СБ»компьютеризирован. Что является большим достатком в бухгалтерском учете предприятия.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

Договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

Приходный кассовый ордер (форма № KO-l);

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма ко-3);

Авансовый отчет (форма № AO-l);

Доверенность (формы М-2 и М-2а);

Объявление на взнос наличными (форма № 0402001);

Кассовая книга (форма № КО-4);

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

Отчет кассира;

Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);

Книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5);

Акт о проверке денежных средств кассы (форма № КМ-9);

Акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);

Кредитная карточка.

Прием наличных денег кассой ООО «ДОМ-СБ» производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1). В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2).

В расходном кассовом ордере заполняют следующие реквизиты:

Наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

Регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;

Номер корреспондирующего счета, субсчета;

В графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;

В графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

Сумма указывается цифрами и прописью;

В графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется ежедневно.

Движение средств, на расчетном счете ООО «ДОМ-СБ» оформляется платежными (банковскими) документами, к ним относятся объявления о взносе наличных денег, чеки, платежные поручения и др. Все банковские документы заполняются без помарок и исправлений. Подписывать их может строго установленный круг лиц, образцы подписей которых имеются в банке. Право первой подписи принадлежит руководителю организации, а второй - главному бухгалтеру.

Банк, принявший платежное поручение плательщика, обязан перечислить соответствующую денежную сумму банку получателя средств для ее зачисления на счет лица, указанного в поручении, в установленный срок.

Согласно документу «Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации», предприятия могут выбирать любую из форм безналичных расчетов, исходя из собственных интересов, ООО «ДОМ-СБ»использует при своих расчетах платежные поручения.

Ежедневно банк выдает выписки с расчетного счета с приложением оправдательных документов.

В хозяйственной деятельности предприятия неизбежно возникает необходимость ведения расчетов с другими предприятиями и организациями, а также с физическими лицами.

Клиенты фирмы платят по счетам за выполненные работы и оказанные им услуги. Работники предприятия получают наличные деньги на командировочные и иные расходы. Возмещается вред, причиненный имуществу предприятия другими организациями и собственными сотрудниками. Партнеры выплачивают штрафные санкции за нарушение договорных обязательств.

Во всех перечисленных случаях возникают расчетные отношения, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете.

В настоящее время ООО «ДОМ-СБ»производит расчеты с поставщиками в основном в безналичной форме. При этом чаще всего использует в качестве расчетов с поставщиками и подрядчиками платежные поручения.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет ООО «ДОМ-СБ» выдает денежные средства подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру с указанием цели расхода. При этом предварительно руководитель Общества издает приказ о выдаче денег подотчетному лицу для приобретения им необходимых ценностей. На основании этого приказа в бухгалтерии Общества выписывается направление работника в командировку с указанием целей и суммы расхода.

Основным документом, регулирующим отношения предприятия с покупателями и поставщиками является договор. Сторонами договора поставки могут быть любые физические и юридические лица. После оказания услуги, заказчик подписывает Акт выполненных работ.(приложения)

Учетные регистры

Накопительные документы ООО «ДОМ-СБ»составляет за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др. По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

В ООО «ДОМ-СБ»ведение кассовой книги ведется автоматизированным способом в «1С: Бухгалтерия. Упрощенная система налогообложения». Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». При этом обеспечивается полную сохранность кассовых документов и соблюдаются следующие условия – обе машинограммы:

Составляются к началу следующего рабочего дня;

Имеют одинаковое содержание;

Включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Листы кассовой книги в этих машинограммах нумеруются программой «1С» в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Отметим, что после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Исходя из обеспечения сохранности и удобства использования, на ООО «ДОМ-СБ»машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти машинограммы брошюруют в хронологическом порядке.

Инвентаризация

В конце года по приказу руководителя ООО «ДОМ-СБ» проводит инвентаризацию активов и обязательств, в т.ч. и денежных средств на расчетном счете предприятия. Для этого ООО «ДОМ-СБ» отправляет акт с указанием величины фактического остатка на его счете денежных средств (по данным бух. учета). Банк, в свою очередь подтверждает (или не подтверждает) фактическое наличие денег на счете клиента.

Акт служит основанием для отражения сальдо счета в баланса и прикладывается к годовому отчету.

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета периодически проводится инвентаризация денежных средств предприятия, т.е. проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию денежных средств.

Инвентаризация является одним из важнейших методов бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации подробно установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Для проведения инвентаризации денежных средств на расчетном счете создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, бухгалтерии.

По результатам проверки составляется следующие документы:

– ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

– ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

В ходе ревизии производиться также проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров.

Введение

1. Понятие первичных документов

Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации.

Понятие «документ» является наиболее широким, чем «первичный документ». Под документами в обиходе понимаются также любая деловая бумага, то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.), любое письменное свидетельство.

Показательна этимология слова «документ», берущего начало от латинского documentum - свидетельство. Бухгалтеры в конце XIX - начале XX в. любили подчеркивать доказательную силу первичного документа, под которой понималась его способность служить доказательством в суде. Данная функция первичного документа в настоящее время полностью сохранилась.

Приведенное определение первичного документа содержит несколько существенных моментов.

I. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется с листом бумаги.

С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существуют именно в бумажной форме. Этим мы обязаны технологическому уровню развития цивилизации: уже несколько веков как бумага является стандартным носителем информации, и только с появлением компьютерных технологий ее позиции несколько поколебались.

II. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым фактом хозяйственной деятельности носит во многих случаях двусторонний и взаимозависимый характер:

с одной стороны, произошедший факт хозяйственной деятельности вызывает необходимость в ее регистрации;

с другой стороны, некоторые факты хозяйственной деятельности не считаются совершенными без их письменного оформления. Более того, в некоторых случаях несоблюдение письменной формы сделки автоматически влечет за собой ее недействительность.

Таким образом, между фактом хозяйственной деятельности и первичным документом существует как прямая, так и обратная связь.

III. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей. Но первичным документом считается только бланк с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной.

Первичный документ как основание бухгалтерской записи. Одним из принципов бухгалтерского учета является документирование. Под документированием понимается процесс оформления каждого факта хозяйственной деятельности, подлежащего регистрации, первичным документом. Формулировка принципа документирования приписывается В. Швайкеру (1549 г., Германия).

Поскольку в виде факта хозяйственной деятельности регистрируются некоторое количество объектов, а учитываются объекты на счетах бухгалтерского учета, каждый первичный документ может быть охарактеризован некоторым количеством счетов. Установление в соответствии между первичным документом и счетами (корреспонденцией счетов) иногда называют контировкой (от итальянского conto - счет). Часто первичные документы составляются вследствии того, что сделано бухгалтерская запись: в бухгалтерию поступает первичный документ, на основании чего производится соответствующая бухгалтерская запись.

Документирование является промежуточным этапом между наблюдением объекта и в реальности и его регистрации в системе учета. Сама регистрация информации при помощи первичного документа считаться вводом информации в систему не может, поскольку существование документа не гарантирует попадание информации в массив операционных данных. Разумеется, при книжной форме учета это утверждение достаточно относительно, зато при компьютерной не вызывает сомнений.

В соответствии с принципом документирования каждый подлежащий регистрации факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом. Отсюда другое название первичных документов - оправдательные. Подразумевается, что бухгалтер оправдывается, предъявляя документ, послуживший причиной выполнения бухгалтерской записи.

Нельзя сказать, что неприменяемая методология бухгалтерского учета располагает к строгому и последовательному исполнению данного принципа.

Во-первых, в некоторых случаях оформления документов каждого факта хозяйственной деятельности называется не хозяйственной необходимостью, а особенностями учетной методологии (чаще в конце учетного периода). Такие записи могут быть оформлены бухгалтерской справкой, но могут быть и не оформлены, как это обычно и случается на практике.

Во-вторых, существует большой класс бухгалтерских записей, чья регистрация всецело определяется регистрацией других параллельно осуществляемых с ними записей. Например, поступление оплаты от покупателя влечет за собой выполнение не только записей об этом, но также и записи о возникновении обязательств перед бюджетом по уплате косвенных налогов. Таким образом, один документ может служить основанием для выполнения сразу нескольких бухгалтерских записей.

В-третьих, основание для выполнения одной записи часто служат сразу несколько первичных документов. Типичным примером является отпуск товаров на условиях коммерческого кредита, при котором покупателю могут быть выданы на руки накладная, счет, счет-фактура, а случается, и иные первичные документы.

В данном случае все названные документы могли быть совмещены в одном, но такое не всегда осуществимо. Регистрация некоторых фактов хозяйственной деятельности одним первичным документом практически невозможна. При покупке товары за наличные имеет место один факт хозяйственной деятельности - взаимный и одновременный обмен ценностями. Но в бухгалтерском учете регистрация данного факта разбивается минимум на два этапа:

Оплата наличных;

Передача товара.

Оплата наличных регистрируется приходным кассовым ордером, а передача товара - накладной на его отпуск на сторону. Вместить эти первичные документы в одном сложно ввиду того, что кассовые и складская помещения территориально разобщены и, собственно, имеются два объекта хозяйственной деятельности, каждый из которых требует своего оформления. Как видим, применение принципа документирования на практике достаточно противоречиво.

Регистры бухгалтерского учета.

С понятием первичного документа тесно связаны понятие регистра бухгалтерского учета.

Под регистром (от латинского registrum - список, перечень) в бухгалтерском учете обычно понимают носители и форму представления в них операционных данных. От первичных документов регистры отличают два момента:

1.В регистрах отображаются неисходные, а операционные данные;

2.Термин указывает вскоре не на операционный характер данных, а на форму их предоставления: в этом смысле любая клетка таблицы, содержащая операционные данные представляет собой регистр.

Поскольку некоторые первичные документы служат для накопления информации, т.е. фактически используется в качестве материальных носителей одновременно и исходных и операционных данных, четко разграничить первичные документы и регистры бухгалтерского учета невозможно; иногда под регистрами подразумеваются непосредственно первичные документы.

Использование терминов практиковалось при книжной форме учета, причем в практической бухгалтерии он распространение не получил. С возникновением компьютерной формы учета, склонной заимствовать терминологию у теории информационных систем или близких ей по духу дисциплин, необходимость его употребления вообще оказалась под вопросом. Точнее никакого вопроса нет: термин «регистры учета» по причине того, что путает носитель и фиксируемую на нем информацию, а также не совсем четко различает стадии функционирования информационной системы, безнадежно устарел и не соответствует уровню современных научных воззрений.

2. Реквизиты первичных учетных документов

Реквизиты документов (англ. essential element of documents) представляют собой определенную совокупность показателей (данных), формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованным принять его к бухгалтерскому учету. Для этого реквизиты должны обеспечить исчерпывающую характеристику хозяйственного факта деятельности предприятия и придания документу доказательной силы с юридической точки зрения. Набор реквизитов документа определяется видом хозяйственных фактов. Поэтому, скажем, кассовый приходный ордер имеет одни индивидуальные реквизиты, расходный - другие. Вместе с тем имеются и общие или, как их называют официально, обязательные реквизиты. Указываются они в соответствующих нормативных документах Госкомстата и Центробанка РФ.

В названный перечень включены следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), наименование организации, дата составления, указания сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках документов все обязательные реквизиты уже имеются.

В зависимости от вида хозяйственного факта и технологии обработки данных в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, которым можно отнести номер документа, адрес предприятия, основания для совершения хозяйственного факта и некоторые другие. Для автоматизированной обработки бухгалтерской информации реквизиты документы фиксируются в виде цифровых кодов.

Документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они соответствуют действующим общегосударственным стандартам, регламентирующим состав и расположение реквизитов в строго определенном месте документа; сама форма документа кодируется также в общегосударственном масштабе.

Код формы - это семизначный номер того или иного документа, опубликованный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Печатью заверяются те документы, для которых это предусмотрено нормами действующего законодательства, учетной политикой или соглашением сторон при заключении хозяйственных договоров. Например, печать заверяются чеки на получение денег со счетов в банке, поручения на переводы денежных средств (в бюджет, фонд социального страхования от несчастных случаев и др.), корешки кассовых приходных ордеров, акты приемки - сдачи выполненных работ.

Документы, которыми оформляются сходные кассовые операции, денежные платежи со счета в банке, операции с ценными бумагами, некоторые другие, подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями, если на это издан соответствующий приказ (распоряжения).

При составлении документа заполняются все его обязательные реквизиты. Свободные строки и реквизиты, согласно пункту 2.9 Положения о документах, подлежат обязательному прочерку.

Унифицированные формы первичной учетной документации должны оформляться в строгом соответствии с утвержденными Госкомстатом РФ указаниями по их применению и заполнению, в которых отражается предназначение формы; порядок ее заполнения; должностные лица, ответственные за составление; движение документа (положения действующего в организации графика документооборота при этом не могут противоречить утвержденным указаниям).

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов составляются в порядке, предусмотренном в действующем на предприятии графике документооборота, а также согласно положениям учетной политики предприятия.

Ряд составляемых организацией документов должны иметь, согласно действующему порядку, и некоторые другие обязательные реквизиты.

Так, например, включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) допускается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных лиц, участники со стороны предприятия, величина расходов.

В противном случае становится проблематичным отнести затраты именно на себестоимость.

Такой реквизит, как идентификационный номер плательщика (ИНН) должен быть указан при заполнении утвержденных МНС РФ (Госналогслужбой РФ) заявлений, деклараций, справок, а также при оформлении иных документов, если это установлено требованиями нормативных актов.

В соответствии с «Порядком и условиями присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика», утвержденным приказом МНС РФ от 27 ноября 1998 года N ГБ-3-12/309 идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) вместе с кодом причины постановки на учет с 1 января 2000 года должен указываться во всех документах, используемых организацией в налоговых отношениях.

Кроме того, в соответствии с пунктом 7 письма Госналогслужбы РФ, Минфина РФ и Центробанка РФ от 5, 16 июня 1995 года NN ВГ-4-12/25н, 47, 174, ИНН должен указываться при оформлении любых расчетно-платежных документов по строкам как «Плательщик», так и» Получатель» (сохранено с принятием нового Положения Центробанка РФ» О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 8 сентября 2000 года №120-П).

На выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденным постановлением Совмина - Правительства РФ от 30 июля 1993 года №745 (в редакции изменений и дополнений), должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации-налогоплательщика;

заводской номер контрольно-кассовой машины;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

Счета-фактуры, служащие основанием для зачета сумм НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товарам (продукции, работам, услугам), в соответствии с пунктом 5 статьи 169 части второй НК РФ, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения;

) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения;

) цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

) сумма акциза по подакцизным товарам;

) налоговая ставка;

) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

) страна происхождения товара;

) номер грузовой таможенной декларации.

При этом сведения по пунктам 13 и 14 указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация (налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаро-сопроводительных документах).

Счет-фактура в соответствии с пунктом 6 статьи 169 части второй НК РФ подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, и заверяется печатью организации.

Форма счет-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Организации, выполняющие государственный заказ за счет средств федерального бюджета, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №47 «О правилах ведения организациями, выполняющими государственный заказ за счет средств федерального бюджета, раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности» обязаны оформлять отдельные первичные учетные документы на предусмотренные в государственном заказе (государственном контракте) отдельное изделие, группу изделий, работу, услугу.

В связи с этим лимитные карты, требования, рабочие наряды, наряды на выполнение работ, табеля выхода на работу и другие документы должны комплектоваться по каждому Заказчику, договору и изделию (группе изделий, работе, услуге).

3. Классификация первичных учетных документов

В связи с большим разнообразием отражаемых объектов в учетной практике используется огромное количество первичных документов. Для облегчения ориентации в них в процессе изучения и практического применения необходима их классификация. В основу классификации могут быть расположены различные признаки.

По значению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче премии и т.д. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операции, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Исполнительные , или оправдательные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки - передачи основных средств и др. Документы бухгалтерского оформления самостоятельно создаются работниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Эти документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе. К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции на списание калькуляционных разниц и т.д. Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, внутрихозяйственные накладные и т.д.). Внешние поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т.п.).

По порядку составления (по объему) различают документы первичные и сводные. Первичные документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовые ордера, приемо-сдаточные и др.). Сводные документы составляются на основании первичных документов (авансовые и кассовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, выписки банка, ведомости выпуска готовой продукции и т.п.) В этих документах содержатся дополнительные данные помимо тех, которые имеются в первичных документах, использованных для их составления. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Такого рода документы способствуют облегчению контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов.

По способу охвата операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые учетные документы используются для отражении одной или одновременно нескольких совершаемых операций, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Такие документы могут служить основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, акты о ликвидации основных средств и т.п. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операция, многократно совершаемых в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Составляются они с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, денежные чеки и др.). Расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, слуги и их оплатой (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, расчетные чеки и т.п.)

По срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончанию месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписка банка и др.) По истечении срока хранения (5 лет) они уничтожаются специальной комиссией, о чем делается отметка в архивной книге. Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и другие документы по оплате труда.

4. Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Поскольку первичные документы имеют непосредственное отношение к факту хозяйственной деятельности, они могут быть и охарактеризованы в соответствии с присущими этим фактам признаками. Несмотря на это, первичные документы обладают и оригинальной классификацией.

I. Назначение. По назначению подразделяются документы на четыре группы.

Распорядительные документы.

При помощи распорядительного документа уполномоченное должностное лицо выказывает волю совершить какое-либо хозяйственное действие: к примеру, произвести оплату или передать контрагенту имущество. Эта воля в соответствии с установленным принципом документирования может быть выражена только подписью санкционировавшего операцию лица, что и является первым обязательным признаком распорядительного документа.

Однако этого для квалификации документа бывает недостаточно - на других первичных документах, не относящихся к распорядительным, также может фигурировать подпись того же должностного лица. Убедительным доказательством принадлежности документа к группе является то, что именно на его основании был совершен факт хозяйственной деятельности. Все последующие первичные документы, уточняющие или определяющие совершенную операцию, распорядительными документами не являются.

Таким образом, распорядительные документы обладают двумя признаками:

С их помощью выражается воля уполномоченного должностного лица;

На их основании совершается факт хозяйственной деятельности.

Следует отличать волю должностного лица субъекта учета, уполномоченного на принятие соответствующего решения, от воли, выражаемой не уполномоченными должностными лицами или должностными лицами органов, не имеющих к субъекту учета отношений. Документы, подписанные таким лицам, хотя и выражающими их волю, распорядительными документами не являются.

Оправдательные документы.

Оправдательным документом должностное лицо оправдывает произошедший факт хозяйственной деятельности: например, кассир - выдачу наличных из кассы. Таким образом, термин «оправдательный документ» имеет два значения: в первом случае под оправдательным понимается любой первичный документ; второе значение более узкое - это только один из видов первичных документов, классифицируемых по назначению.

Коренное отличие оправдательных документов от распорядительных заключается в том, что оправдательные документы оформляют состоявшееся де-факто событие, тогда как распорядительные наступление события инициируют.

.Документы-требования.

В некоторых случаях первичный документ оформляется при требовании какого-либо лица к субъекту учета. Имеется в виду не требование уполномоченного должностного лица к нижестоящему лицу произвести какое-либо действие, а требование стороннего лица об удовлетворении своих прав. Понятно, что такое требование может быть, в принципе, и отклонено.

К документам требования может быть отнесено, в частности, инкассовое требование или предоставляемый работником в бухгалтерию авансовый отчет, в случае, если деньги не были предварительно выданы, а покупка уже произведена.

Документы бухгалтерского оформления (оформительские документы).

Документы бухгалтерского оформления составляются исключительно в методологических целях на основании документов трех первых типов. Такими документами может быть справка, расчет суммы какого-либо налога и т.п. Документы бухгалтерского оформления могут как предварять факт хозяйственной деятельности, так и следовать за ним, но при этом они не выражают ничью волю и не оправдывают ничьи действия.

Часто различные назначения совмещаются в одном документе. Руководитель подписывает накладную на отпуск имущества, и этой же накладной кладовщик оправдывает его передачу получателю. Такие документы являются комбинированными.

В зависимости от ситуации один и тот же документ может выступать в одном или другом качестве. Например, руководитель может выразить свою волю, подписав непосредственно расходный кассовый ордер, а может, подписав заявление работника на выплату либо издав соответствующий приказ, на основании которого будет выписан расходный кассовый ордер. При этом последний все равно будет подписан руководителем, ибо его форма предполагает это, но позже, т.е. в смысле выражения воли документ окажется уже вторичным. В первом случае в качестве распорядительного документа выступает ордер, во втором - заявление или приказ, а ордер является документом бухгалтера оформления. Но в обоих случаях в качестве оправдательного документа, поскольку им оправдывается кассир, выдавая наличные из кассы.

II. Отражение в учете. Первое свойство документов, важное для бухгалтера, отражается он в учете или нет. Под отражением в учете понимается, оформляется данный документ бухгалтерскими проводками или нет.

Разумеется, бухгалтеру более интересны документы, служащие основанием для выполнения бухгалтерских записей (товарные накладные, кассовые ордера, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.), а также те, которые служат основанием для их составления (договоры и др.), и менее интересны все прочие. На крупном предприятии вращается огромное количество бумаг, но только часть из них попадает в бухгалтерию, чтобы получить отражение в системе учета.

Таким образом, по отражению в учете все документы можно подразделить на три группы.

Документы бухгалтерские, которые непосредственно инициируют бухгалтерские проводки, т.е. находят отражение в учете.

Документы-основания, которые служат юридическим основанием при составлении бухгалтерских документов, но сами к таковым не относятся: в учете они отражаются косвенным образом посредством составления бухгалтерских документов.

Документы небухгалтерские, которые в сферу интересов бухгалтерии не попадают и в учете не отражаются.

Предположим две организации подписывают соглашение о намерениях. Можно быть уверенным, что данный документ никогда в бухгалтерию не попадет и бухгалтерскими записями зарегистрирован не будет. Через некоторое время, придя к окончательному соглашению, организации подписывают уже полноценный договор, предусматривающий со стороны субъекта учета уплату аванса. Эта бумага скорее всего также в бухгалтерию не попадет, но досконально уверенным уже быть нельзя. Договор является юридическим основанием для перечисления аванса, но решение о перечислении принимает руководитель, а он может и передумать. Однако, если решение принято, руководитель дает распоряжение в бухгалтерию о перечислении и в качестве документального свидетельства своей воли ставит подпись на платежном поручении, которое и играет в данном случае роль бухгалтерского документа.

III. Вид отражаемого объекта хозяйственной деятельности. Поскольку в учете регистрируются не факты, а объекты, первичные документы могут быть охарактеризованы и по отношению к объектам хозяйственной деятельности, информацию о которых они содержат. Естественно, можно было бы воспользоваться приведенной ранее классификацией, но бухгалтеры традиционно пользуются собственной, более им привычной, хотя и хромающей с точки зрения логики: кассовые, банковские, материальные, расчетные и др. Указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в некоторой степени служит ей оправданием.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Документооборот - это организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

стабильность работы бухгалтерской службы;

четкость и оперативность обработки и движения документов;

своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1.Разработка Положения о бухгалтерской службе;

2.Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

.Составление графика документооборота;

.Создание технологии обработки учетной информации;

.Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов;

.Подготовка дел к длительному хранению.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за их правильным оформлением и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. График включает четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. [Приложение, рис. 2]

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 г. утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет.

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалификационные специалисты основных структурных подразделений, а также представителей архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Первичные учетные документы могут быть изъяты из дел организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С развитием автоматизации различных сфер хозяйственной деятельности многие организации осуществляют ведение бухгалтерского учета с помощью специальных компьютерных программ. Организации, использующие компьютерную технику, создают первичные документы в электронной форме, затем распечатывают их на принтере, подписывают и передают в бухгалтерию уже в виде бумажного документа.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом организации, ведущие бухгалтерский учет при помощи компьютерной техники, обязаны изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.

Принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» обеспечило правовые условия для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документа, которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Появилась возможность создавать и использовать электронные первичные бухгалтерские документы, удовлетворяющие всем требованиям действующего законодательства.

К сожалении, вступившего в силу закона «Об электронной цифровой подписи» еще недостаточно для того, чтобы реализовать такую возможность: при создании ключей ЭЦП должны применяться только сертифицированные программные средства, которыми организация должна самостоятельно себя обеспечит.

5. Стандартизация и унификация первичных документов

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению и оформлению.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стремления унифицировать первичные документы не дали и не могли дать желаемых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы первичной учетной документации наоборот разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода формы. Специализированные формы первичных документов, соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

Заключение

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1.Медведев, М.Ю. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).

2.Мизиковский, Е.А. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / под ред. Е.А. Мизиковского. - М. Экономист, 2006. - 555 с. - (Homo faber).

.Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учеб. пособие - 4-е изд., доп. И перераб. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 368 с.: ил.

.Пипко, В.А. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.А. Пипко М.: Финансы и статистика, 2005 - 192 с.: ил.

.Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Изд. 8-е, перераб. и доп. - Москва.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. - 608 с. (серия «Экономика и управление»).

.Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие, - М.: Изд-во Эксмо, 2006. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

документ первичный учет стандартизация

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

21. Первичные бухгалтерские документы: понятие, реквизиты, классификация, правила и техника оформления.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

номер документа;
адрес организации;
основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

· 22. Документооборот на предприятии и его правила.

1. Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протак-сированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

Дисциплина: Бухучёт, статистика
Тип работы: Курсовая
Тема: Организация первичного учета на предприятии

1.Теоретические аспекты организации первичного учета на предприятии

1.1.Процедура первичного наблюдения и сущность документирования

1.2.Общие требования к оформлению и хранению первичных документов

1.3.Организация документооборота на предприятии

2.Практические аспекты организации первичного учета на предприятии

2.1.Организационно-экономическая характеристика ООО «Старый парк»

2.2.Организация бухгалтерского учета на предприятии

2.3.Организация первичного учета в ООО «Старый парк»

3.Совершенствование первичного учета в ООО «Старый парк»

Заключение

Список литературы

Введение

Бухгалтерские документы являются письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее бухгалтерским документом. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях. Этим обусловлена актуальность выбранной темы.

Цель данной работы изучить на примере реально существующего предприятия организацию первичного учета и предложить мероприятия по его совершенствованию.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

Ознакомится с теоретическими аспектами организации первичного учета на предприятии (сущность документирования, требования к оформлению документов, порядок их хранения и пр.);
Дать краткую характеристику деятельности предприятия и организации бухгалтерского учета на нем;
Изучить особенности организации первичного учета и рассмотреть первичные документы, используемые на предприятии;
Предложить пути совершенствования организации первичного учета.

Объектом практического исследования является реально существующее предприятие общественного питания ООО «Старый парк».

Методы исследования:

1) Изучение нормативной литературы, учебных пособий, публикаций в периодической печати;

2) Изучение практического материала на основе собранных данных;

3) Сбор и обработка первичной информации и ее анализ.

1.Теоретические аспекты организации первичного учета на предприятии1.1.Процедура первичного наблюдения и сущность документирования

Первичное наблюдение первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание

Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом (рис. 1).

Рис.1.Схема процедуры первичного наблюдения

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.1

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами. На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета.

Жизненный цикл каждого документа проходит три этапа:

приемку по форме и существу;

Обработку, включая при необходимости арифметический подсчет и указание корреспондирующих счетов;

Хранение в бухгалтерии или в архиве организации.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

понятие документа;
выбор критерия придания юридической силы машинным документам;
регламентация координирования документов;
регламентация технологии машинной обработки;
выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;
критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;
установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;
способы исправления ошибочных записей;
возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».2

1.2.Общие требования к оформлению и хранению первичных документов

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь все хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими документами: отгрузка товаров покупателю - накладной, выдача денег из кассы - расходным кассовым ордером. Таково требование Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ \"О бухгалтерском учете\".

Эти документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Они являются первым свидетельством совершения операций. Поэтому эти документы и называют первичными. А уже на основании этих документов бухгалтер делает записи в учете.

Первичные документы нужно оформлять на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций такие бланки разработал Госкомстат России. Эти бланки называют унифицированными формами.

Так, в настоящее время действуют типовые бланки для учета:

основных средств и нематериальных активов;

Материалов;
продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения;
кассовых операций и результатов инвентаризации;
операций, связанных с оплатой труда.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);

Операций на предприятиях общепита;
денежных расчетов с применением ККМ;
капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
работы строительных машин и механизмов;
операций на автомобильном транспорте;
сельскохозяйственной продукции и сырья.

Бухгалтер предприятия может выбрать тот формат бланков, который ему наиболее удобен. При необходимости можно включить в типовой бланк дополнительные реквизиты (например, адрес и телефон фирмы). Разрешается изменять размеры граф и строк бланка. Но все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом, должны быть сохранены.

Исключение - документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. В эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, можно разработать его самостоятельно. Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике организации. Кроме того, такой документ должен содержать обязательные реквизиты.3

Обязательные реквизиты первичных документов

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ следующий:

наименование и код документа (формы);
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи этих работников и их расшифровки.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, бухгалтер предприятия разработал форму документа самостоятельно, реквизит \"Код формы\" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.

Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, квитанция к приходному кассовому ордеру), учетной политикой или соглашением сторон.

Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.4

Рассмотрим теперь особенности хранения первичной документации. Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному.

Так, Федеральный закон \"О бухгалтерском учете\" устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии \"в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет\". Это требование относится к бухгалтерским документам. Налоговый же кодекс говорит о том, что \"данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов\" должны храниться в течение четырех лет.

Документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса, должны храниться в течение \"всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков\".

Как разделить первичные документы на \"бухгалтерские\" и \"налоговые\", неизвестно. Поэтому во избежание недоразумений первичные документы необходимо хранить пять лет.

Если предприятие не соблюдает порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей.

Помимо Закона \"О бухгалтерском учете\" и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также предполагает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров (например, лицевые счета работников) перечень обязывает хранить 75 лет.

Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс.

За нарушение архивного законодательства руководителя фирмы также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей.

Хранить обработанные документы можно как на своем предприятии, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Как хранить документы в организации

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить обработанные документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов осуществляемой им деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к соответствующим платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет ведется на компьютере, нужно делать бумажные копии первичных документов для других участников хозяйственной операции, а также по требованию налоговой инспекции и других контролирующих органов.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию, которая составляет акт об уничтожении (в произвольной форме).

Передача документов на хранение в архив

Документы, срок хранения которых еще не истек, можно сдать на хранение в архив (государственный или частный).

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Однако на практике таких случаев практически не случается.

Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов.

Если документы сданы на хранение в архив, то уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Изъятие документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие может производиться только на основании мотивированного постановления, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе снять копии с изымаемых документов в присутствии органов, производящих изъятие. При этом на документах указывают дату и основание изъятия.5

1.3.Организация документооборота на предприятии

Как уже упоминалось, бухгалтерский учет ведут на основе первичных документов (накладных, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т.д.).

Документооборот - это порядок их оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив. Он регламентируется специальным графиком. От того, насколько правильно составлен график, во многом зависит работа бухгалтерской службы фирмы.

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив. Пример графика документооборота представлен на рисунке 2.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждая фирма составляет его самостоятельно исходя из количества сотрудников, видов деятельности и методов организации бухгалтерского учета. Так, например, график документооборота торговой фирмы будет отличаться от графика производственного предприятия.

График документооборота составьте по каждому участку бухгалтерского учета, ведь на каждом из них используют свои первичные документы (по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, кассовых операций, безналичных расчетов и т.д.).

Рис.2.Пример графика документооборота

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю вручите копию выписки из графика документооборота. В ней перечислите документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, укажите сроки их представления и подразделение фирмы, в которое он должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером.6

2.Практические аспекты организации первичного учета на предприятии2.1.Организационно-экономическая характеристика ООО «Старый парк»

Общество с ограниченной ответственностью «Старый парк» (сокращенно ООО...

Забрать файл